La naturaleza y el funcionamiento del Archivo de la Hermandad de la Hiniesta vienen fijados en las reglas 120 y 121 y en los artículos 31, 32, 33, 34 y 35 del reglamento de régimen interior.
El Archivo de la Hermandad está constituido por el conjunto de todos los documentos generados o recibidos en cualquier época por la corporación en el desarrollo de las actividades y tareas que le son propias, cualquiera que sea la forma de expresión gráfica, sonora o en imagen o el tipo de soporte material en que figuren.
Se distinguen los Archivos de gestión, que conservan la documentación recibida o generada por la actividad del cargo o diputación al que correspondan, la cual permanecerá en ellos durante cinco años, salvo que se trate de documentación referente a procedimientos no finalizados, y el Archivo Histórico, que alberga la documentación con una antigüedad superior a cinco años.
La documentación custodiada en el Archivo Histórico puede ser consultada por los hermanos o particulares con fines de información, investigación o cultura que de manera justificada así lo soliciten, exceptuando aquella documentación con una antigüedad inferior a cincuenta años o aquella que por el cabildo de oficiales se clasifique como materia reservada.
La solicitud para la consulta de los fondos del Archivo Histórico se hará por escrito y en ella se detallará con la mayor claridad y precisión posible el objeto e interés de la consulta. La autorización para la consulta será otorgada por el cabildo de oficiales tras informe previo del Archivero.
El Archivo Histórico alberga, junto a los fondos documentales generados o recibidos por la Hermandad, otras cuatro secciones complementarias:
- Biblioteca.
- Hemeroteca.
- Fototeca.
- Videoteca.
Los fondos del Archivo Histórico están ubicados en la Sala Capitular y se encuentran en proceso de ordenación y catalogación.